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A: Directores de proyectos y público en general relacionado con la Administración de Proyectos

 

Proyectos exitosos en tiempo

La estadística mundial indica que 9 de cada 10 proyectos concluirán posterior a su fecha planeada.

 

La gravedad no necesariamente radica en que el proyecto se desvíe o no, sino en cuánto se desvía. La regla es, a menor nivel de desviación mejor eficiencia en la gestión.

 

Las principales desviaciones de los proyectos se deben a que los planes de trabajo no consideran actividades y fases en el plan de trabajo y a estimaciones optimistas con tal de cumplir con lo que la dirección exige.

 

La relevancia de las fechas se debe a que los directivos generan sus compromisos de metas con la alta dirección, a partir de las fechas proporcionadas por sus gerentes y líderes de proyecto. Su principal preocupación es contar con fechas reales, ya que toda la organización se apalancará de éstas para alcanzar los resultados del negocio.

 

¿Es factible que una organización concluya la mayoría de sus proyectos en tiempo? La respuesta es sí, mientras dedique esfuerzos a fortalecer y madurar su forma de administrar los proyectos de manera continua.

 

El objetivo es reducir gradualmente los niveles de desviación entre la duración planeada y la duración real pero ¿cómo hacerlo? La clave para ello es entender el valor de realizar una planeación minuciosa y detallada.

 

Planear consiste en la capacidad de “proyectar” a futuro todo el trabajo a realizar con un alto nivel de certidumbre, es decir con variaciones menores en el alcance, tiempo, costo y recursos.

 

Esto aunque suena simple requiere:

Que los líderes tengan una visión “integral” del proyecto, considerando todos los elementos que lo componen (humanos, tecnológicos, de negocio, etc.)
Que contemplen todas las fases requeridas para su ejecución (planeación, entrega a soporte/mantenimiento)
Que consideren en los planes todos los entregables que conforman el producto del proyecto (manuales, diseños, etc) sí como los relativos a la administración del mismo (planes, contratos, reportes, etc)
Que realicen una estimación realista de la secuencia y tiempos de cada una de las actividades a partir de los recursos disponibles.


 

El primer paso que deben dar las organizaciones, es asegurar que en todos los proyectos se considere una fase de planeación, -que si bien se considera en la administración de proyectos, en muchas ocasiones no se le da la importancia requerida-, en la que participe personal con experiencia en proyectos similares y se dedique el tiempo suficiente para detallar al máximo nivel el plan de trabajo.

 

Si los líderes de proyecto logran mejorar las estimaciones de sus planes de trabajo (mejorar no significa recortar), la labor de controlar el alcance, los costos, recursos y riesgos del proyecto se vuelve mucho más simple.

 

Recordemos que cada proyecto que falle, implica retrasar el cumplimiento de los resultados del negocio.

Jorge Berrum

 

 
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